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¿Cómo escribir un Plan de Gestión de Datos al formular solicitudes de apoyo económico a proyectos de investigación?

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En algunas solicitudes de apoyo económico para proyectos de investigación, se requiere incluir un Plan de Gestión de Datos que es un documento en el que se especifica cómo se gestionarán y compartirán los datos utilizados y generados con otros investigadores o grupos de investigación.

Las instituciones que proporcionan el apoyo económico para el desarrollo de un proyecto suelen solicitar un Plan de Gestión de Datos en el que haya una descripción de los datos que se recopilen o se generen durante el proyecto, así como los formatos y metodologías que se manejen a lo largo de su desarrollo. En ciertas áreas como aquéllas relacionadas con la investigación en salud, es necesario considerar cuestiones éticas y, en general, hay que tomar en cuenta las restricciones que pueden llegar a tener los datos y estimar a futuro lo que se hará con ellos, es decir, tener presente algún plan de almacenamiento.

¿Qué es un Plan de Gestión de Datos y por qué es importante?

Un Plan de Gestión de Datos es un documento que se presenta junto con una Propuesta de Investigación. En este documento se describe, en no más de dos cuartillas, cómo se llevará a cabo el manejo de los datos recopilados durante el desarrollo del proyecto y aquéllos que se generen a partir de sus resultados. Así pues, se deben especificar las metodologías de recopilación de datos, los formatos en los que se manejarán y las formas de almacenamiento que se utilizarán para su conservación.

La importancia de un buen Plan de Gestión de Datos es poder realizar un monitoreo del progreso de la investigación con la mayor eficiencia posible. El seguimiento y conservación de los datos es esencial para poder usarlos en las diversas etapas del proyecto tal como la verificación de resultados obtenidos y la publicación de los avances del proyecto en revistas de investigación.

¿Qué secciones debe contener un buen Plan de Gestión de Datos?

Un buen Plan de Gestión de Datos debe explicar todo lo relativo al manejo y preservación de datos, tomando en cuenta consideraciones éticas, legales y financieras respecto a dicho manejo así como el posible intercambio de datos con otros investigadores. Para elaborarlo, le aconsejamos incluir las siguientes secciones:

  • Recopilación de datos

En esta sección, proporcione una descripción de los datos a recolectar así como de los datos que se estima que se puedan producir durante el desarrollo de la investigación.

Dependiendo del tipo de proyecto y el área del conocimiento en la que éste se lleve a cabo, los datos pueden consistir en listas numéricas u hojas de cálculo, pero también pueden consistir de textos, imágenes, modelos bidimensionales y tridimensionales, líneas de programación, archivos de audio y video, encuestas, registros de evaluación e informes de trabajo de campo, entre otros. Especifique las fuentes de los datos y cómo los obtendrá.

  • Documentación y metadatos

En esta sección describa el formato de sus datos, tanto los que recopile como los que genere.

La información de metadatos se refiere a los detalles que describan a sus datos. En imágenes, por ejemplo, los metadatos pueden referirse a la fecha de toma de imagen, las características de resolución y las palabras clave de búsqueda. Para datos numéricos o cadenas de texto o alfanuméricas, cada conjunto de caracteres puede reflejar una característica específica que puede leerse mediante un programa de cómputo.

Es muy útil incluir un archivo “Léame” para describir el formato de los datos y cualquier documentación que ayude a entender en qué consisten los datos que se manejan, incluyendo restricciones o consideraciones respecto al manejo de datos.

  • Consideraciones éticas y legales

En algunos proyectos como los de las áreas de salud o de ciencias sociales, es necesario tener en cuenta consideraciones éticas y legales. Es posible, por ejemplo, que se revisen expedientes para hacer el seguimiento de la evolución de una enfermedad pero que no se deban de incluir datos sensibles tales como nombres de los pacientes. O bien, quizá sea necesario tener en cuenta la legislación de un país para obtener cierto tipo de datos.

En esta sección, describa las consideraciones éticas y legales tanto para la recopilación de sus datos, qué información no debe incluirse así como la información restringida o sensible de los datos que se generen durante el proyecto.

  • Almacenamiento y respaldo de datos

En esta sección, describa las estrategias para la conservación de los datos o bien, estrategias para el almacenamiento y custodia de los datos  así como sus respaldos.

Los datos se pueden almacenar en algún servidor físico o virtual por lo que puede anotar la dirección en la que se conservarán, o bien los nombres del equipo, carpetas o archivos. Analice bien la metodología de preservación, qué tan seguido se harán los respaldos, y cómo se irán nombrando los archivos para evitar pérdida de la información. Considere, además, si se necesitará espacio físico para conservar archivos o expedientes físicos. Es importante que indique por cuánto tiempo, después de finalizado el proyecto, se conservarán los datos y en dónde.

  • Selección y preservación de los datos

Por motivos de espacio o de logística, o alguna otra razón relativa a los aspectos importantes del proyecto, quizás   se decida no conservar todos los datos.

En esta sección, especifique dichas razones así como cuáles datos sí se piensan conservar y bajo qué criterios se realizará la selección de dichos datos.

  • Intercambio de datos

En el mundo actual, es muy importante considerar el intercambio de datos para ayudar al avance mundial de la investigación. En esta sección explique de qué forma, cuándo y durante cuanto tiempo estarán disponibles los datos para otros investigadores. Especifique si habrá que seguir un proceso para la obtención de los datos y si habrá un cobro de por medio.

En algunos casos, es posible que los datos sólo estén disponibles para ciertas instituciones o su acceso sea restringido por motivos políticos o comerciales. Incluso puede haber consideraciones de propiedad intelectual que permitan un uso restringido de los datos. Anote esas observaciones.

  • Responsabilidad y recursos

En esta sección, especifique qué institución, departamento o grupo de investigación se hará cargo de los datos y con qué recursos se financiará el almacenamiento de los datos. Las universidades suelen tener partidas para almacenamiento de datos pero quizá se limite el espacio o el tiempo de almacenamiento. Por otro lado, las instituciones gubernamentales también cuentan con políticas de almacenamiento de datos y en algunos casos se pueden llevar proyectos de cooperación en algún área de investigación de interés.

Información y webinars que le pueden ayudar

Escribir una propuesta de investigación no es tarea fácil e incluir un Plan de Gestión de Datos puede resultar relativamente incómodo. Sin embargo, como ha podido revisar en esta publicación, el Plan de Gestión de Datos es un documento bastante importante que le dará tanto a su grupo de investigación como a la institución que pueda financiar su proyecto un panorama general del manejo de datos a futuro, tanto a lo largo del desarrollo del proyecto como después de que haya finalizado.

Existen además ejemplos que le pueden guiar en la elaboración de un Plan de Gestión de Datos, así como webinars gratuitos en Enago sobre temas relacionados como propuestas de investigación y manejo de datos de investigación, entre otros. Le invitamos a revisar estos recursos y a que nos comparta sus opiniones e inquietudes.

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