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¡6 consejos para elaborar el presupuesto de una propuesta de investigación!

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Para poder llevar a cabo un proyecto se requiere financiación y para obtenerla se elabora la presentación de la propuesta de investigación, conocida también como preproyecto

La propuesta de investigación se puede enviar a organismos gubernamentales nacionales, instituciones internacionales y a la iniciativa privada. Los científicos tienen claro que la propuesta debe ser innovadora y llamativa, pero en ocasiones minimizan uno de los puntos cruciales para la aceptación o rechazo del financiamiento a un proyecto: la estimación correcta del costo del proyecto.

En este artículo le brindamos 6 puntos clave a los que debe poner atención para que su propuesta sea exitosa, incluyendo, por supuesto, lo que debe cuidar en la elaboración de la sección del presupuesto.

1. Requisitos clave de una propuesta ganadora

 Antes de escribir su propuesta, dese tiempo para leer con cuidado la convocatoria de la institución a la que vaya a enviarla. Organice sus ideas y determine las secciones a desarrollar, tales como como la introducción, la metodología y los resultados a obtener. Escriba un título atractivo y que sea entendible fácilmente por los revisores que quizás no siempre pertenezcan a la misma área de investigación. Sea cuidadoso y claro con la sección de presupuesto. La planeación, el cuidado y la organización son la clave para escribir una propuesta exitosa.

Con base en los lineamientos estipulados en la convocatoria, analice cuáles aspectos de su proyecto le pueden financiar y cuáles no están considerados. Haga una lista de lo que requiere y marque cuáles de estos puntos son los que va a poder considerar en la sección de presupuesto. Para elaborar correctamente esta sección, apóyese en el departamento de finanzas de su institución y si lo consideran de ayuda, utilicen algún software administrativo para investigadores.

2. Importancia de la sección de presupuesto

 La estimación precisa del presupuesto no sólo es importante para que una propuesta de investigación sea financiada sino también para poder recurrir a los fondos económicos y dar el seguimiento correcto a los gastos durante el proceso de investigación.

Sin embargo, la estimación correcta del presupuesto puede ser todo un reto, sobre todo para los investigadores novatos. Lo ideal es no sobreestimar los gastos pues los evaluadores expertos pueden detectar que se está pidiendo más presupuesto del que realmente se necesita pero, por otro lado, es mucho más riesgoso subestimar los gastos pues pedir menos de lo que realmente se necesita puede poner en riesgo el avance del proyecto. Lo que se recomienda es hacer una estimación exacta de los gastos y agregar un pequeño sobrecosto para prever fluctuaciones económicas a lo largo de la duración del proyecto.

3. Es esencial contar con una estructura detallada

Al preparar la sección de presupuesto considere que ésta debe estar bien detallada y ser precisa a fin de que los revisores sepan que se proponen costos realistas para realizar el proyecto y alcanzar los objetivos finales.

En la construcción de su presupuesto, detalle la estimación de los costos directos que son aquéllos relacionados directamente con su investigación, y de los costos indirectos que son aquéllos que no se pueden identificar directamente con un proyecto en particular.

Visualice las etapas de avance de su proyecto, considere las metas a alcanzar y las metodologías que se usarán para que el presupuesto esté acorde con todo ello. Haga una lista inicial de todos los costos y distinga de qué tipo de costo se trata en cada caso. No omita ningún gasto pues una vez planteados los rubros se debe respetar el presupuesto destinado a cada uno. En la evaluación de la propuesta de investigación, los revisores valorarán la información estructurada y detallada en la sección de presupuesto.

4. Estimación de los costos directos

 Los costos directos que puede considerar los siguientes:

  • Personal

Los costos del personal pueden ser los más altos de un proyecto de investigación por lo que es importante que determine cuántas personas se requieren para llevar a cabo la investigación y qué tiempo invertirán al proyecto.

Dependiendo de cada proyecto, es posible que una sola persona pueda llevar a cabo más de una actividad o, por otro lado, que se requiera más de una persona para realizar una misma actividad. Puede además considerar si las actividades se realizarán por otros investigadores experimentados, investigadores asociados o de estancias posdoctorales, o bien estudiantes de licenciatura, maestría o doctorado. La importancia de elegir al nivel correcto del personal repercute directamente en el costo de cada uno, pero también en la experiencia que se necesita para lograr los objetivos del proyecto.

  • Gastos recurrentes

En este rubro deben considerarse los pagos previsibles que se hacen de forma mensual o anual como pueden ser pagos de renta, gastos de electricidad o agua.

  • Gastos únicos

Aquí se puede incluir la compra algún equipo específicamente necesario para realizar su investigación o cualquier otro gasto que sea único en algún momento del proyecto como los costos de publicación.

  • Gastos de viaje

En este rubro se pueden incluir los gastos de viaje por trabajos de campo, colaboraciones o conferencias. Es importante considerar los eventos a los que se debe asistir para promover los avances y resultados de su investigación.

  • Pagos a conferencias

Aquí se debe tener en cuenta las cuotas a pagar en cada conferencia que se decida participar.

5. Estimación de los costos indirectos

Los costos indirectos que podría incluir en su propuesta de investigación son los siguientes:

  • Membresías

En este rubro se puede incluir los servicios que la universidad proporciona como la biblioteca o las suscripciones a revistas de investigación.

  • Gastos de acomodación

Si en algún momento es necesario tener una colaboración externa, considere incluir gastos de acomodación de investigadores visitantes dentro de los costos indirectos.

  • Costos administrativos

Aquí hay que considerar los gastos de personal administrativo y de apoyo de la universidad como los colaboradores del departamento de finanzas y seguridad.

  • Costos de equipo y mantenimiento

En este rubro se incluye la depreciación de los equipos utilizados a lo largo del proyecto así como de sus instalaciones. Se incluyen también las compras de material de laboratorio o de software.]

6. Seguimiento de gastos durante la investigación

Después de que su propuesta sea aceptada, si es el caso, considere que en algunos casos aún es posible negociar los presupuestos asignados a fin de que los gastos de su proyecto sean cubiertos completamente. Y a partir del momento en que todo el financiamiento quedó estipulado es muy importante realizar un seguimiento constante del desarrollo del proyecto y de los gastos gastos durante todo el periodo de duración.

Los investigadores experimentados recomiendan hacer un seguimiento periódico (mensual, bimestral o trimestral) para monitorear cualquierdesviación con respecto al plan original . No obstante, en algunos casos, hay que ajustarse a sucesos imprevistos como la falta de algún miembro del personal de investigación,  los cuales pueden repercutir en la duración de la investigación.

Relacione los alcances del proyecto con los gastos involucrados. Promocione sus resultados a fin de sentar precedentes positivos para futuros apoyos.

Considere que la investigación que usted proponga debe presentarse con claridad para que los revisores se convenzan de sus alcances y su importancia de modo que aprueben el financiamiento que usted solicite.

En este sentido, la elaboración del presupuesto que requiere su proyecto es muy importante, pero recuerde que puede tener apoyo que le facilite el proceso ya que existen webinars u otros medios a los que puede recurrir para que gente experta lo asesore.

Le deseamos la mejor de las suertes al someter su siguiente propuesta de investigación. Compártanos sus opiniones al respecto.

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