英語の推薦状について知っておきたいこと

研究計画をしっかりと伝える応募書類を作成することは、研究者にとって不可欠なスキルです。しかし、就職や学術プログラムへの応募の際には推薦状（Letter of Recommendation）の提出も求められます。良質な推薦状とはどのようなもので、誰に書いてもらえばよいのでしょうか？この記事では、英語圏で求められることの多い推薦状の種類と、誰に推薦状を書いてもらうかについて説明します。また、どのようなポジションへの応募でも自信を持って提出できる推薦状を作成するために避けるべきNGポイントも紹介します。

推薦状とは

推薦状とは、書かれる言語に関わらず、応募者がどのような人かを経験や権威のある第三者が評価し、応募するポジションやプログラムに適切な人材であることを説明、推薦する手紙のことです。推薦状を受け取る側は、社会的信用のある学識経験者や機関からの推薦状を見ることで、応募者が信頼できる人物か判断する参考にします。推薦状の書き方はさまざまですが、就職、インターンシップ、留学プログラム、その他の職種に応募する際には、少なくとも1通の推薦状を提出するよう求められることが一般的です。

推薦状と似ているものに照会状（Reference letter）という書類も存在し、どちらも「推薦状」と訳され、混同されていることもありますが、この2つは書き方や目的が異なります。推薦状が特定の仕事やプログラムに対する応募者のスキルや業績、資質を明確に強調することで応募をサポートするのに対し、照会状は応募者の人柄、知識、スキルを裏付けるもので、就職や進学の際に提出を求められることがあります。

推薦状の種類としては、大きく分けると自己推薦書と他者に書いてもらう推薦書の2つがあります。自己推薦書は日本でいう「自己PR」のような、自分自身を推薦するもので、就職活動などの際に企業から提出を求められるような場合に作成しますが、その扱いは企業によって異なります。もう一方は、教授や上司など他者に書いてもらうものです。学生の場合には、研究室やゼミの教授に書いてもらうのが一般的です。

推薦状に記載すべき情報

応募の目的や、応募書類の提出要項、提出先によって、必要な推薦状は異なりますし、学術界とビジネス用途の推薦状ではそれぞれ書き方にも違いがあります。求人に応募する場合の推薦状は、その仕事に関連する職務経験やスキルに重点を置いて書かれるべきです。教育プログラムに応募する場合の推薦状は、応募者の学力と経験に関連したことが書かれている必要があります。大学院への入学やポスドクのポジション確保のための推薦状であれば、応募者の能力を証明してくれる専門家と学識経験者の両方の推薦状があることが望ましいでしょう。

推薦状には、応募者が、そのプログラムや職務に適していることを示す情報を明記します。関連する経験や専門的なスキルなど、既に応募書類に記載した点を強調するのが理想的です。応募書類用と共に提出するカバーレターや小論文など既に作成済みの書類がある場合は、それらを推薦者に渡しましょう。推薦者が応募書類のアピールポイントをさらに強調してくれるでしょう。

推薦状では、応募者の資質を述べるだけでなく、人柄もアピールしてもらいましょう。リーダーシップ能力、献身性、集中力、学習能力の高さなどは、推薦状で強調するのに適した能力です。優れた推薦状は、その人が過去に担った仕事と、そのポジションへの適性の両方について、バランスよく説明するものです。

誰に推薦状の作成を頼むべきか

誰に推薦状の作成を頼めばよいかは、推薦状の送り先によります。大学の学部課程への応募書類として推薦状を書いてもらう場合は、教師、課外活動のコーチやスポンサー、校長などに依頼すべきでしょう。大学院課程への応募書類の場合は、大学の教授、インターンシップの監督者、職場の上司や同僚に作成を依頼してみましょう。MBAプログラムへの応募であれば、職場の上司や管理職からの推薦状が後押しとなります。学部の教授からの推薦状は、学生が修士（MSまたはMA）に応募する際には役立つものの、MBA応募時にはあまり有効とは言えません。

誰かに推薦状を書いてもらう前に、その人が気持ちよく、自信をもって推薦してくれるかどうかを確認すべきです。推薦状の作成を依頼する人は、あなた自身とあなたの仕事ぶりをそれなりに知っている必要があります。一緒に仕事をしたことがない人に推薦状の作成を依頼すべきではありません。推薦状を書くのをためらうような場合は、無理強いをしてはいけません。自分にとって良い推薦状を書いてもらえないのであれば、他の人に頼みましょう。

友人、家族、後輩などには、推薦状の作成を依頼すべきではないと覚えておいてください。たとえ家族の会社で働いていたとしても、家族以外の人に推薦状を書いてもらいましょう。身内や近しい人以外に推薦状を書いてもらうことで、偏見があると思われることを避けることができます。

推薦状を際立たせるもの

推薦状は正式な文書として体裁を整える必要がありますが、同時に、優れた推薦状には、応募者のスキルや資質を示す具体例や話が含まれています。推薦状は、応募者が優れた資質を持っているだけでなく、それを活用できていることをアピールするのが望ましいところです。次の2つの例を比較してみてください。

• ショウタはリーダーシップに優れ、自信に満ちている。
• ショウタは、当社でのインターンシップでリーダーシップを発揮しました。インターン生にグループプロジェクトを割り当てたとき、ショウタはすぐにグループをまとめ、完了すべきタスクをリストアップし、スケジュールの調整を主導しました。彼は仕事を任せるにあたってチームを牽引し、全員が耳を傾け、心地よく感じられるように作業を進めました。

1つ目の文はショウタの特徴を挙げています。２つ目の例では、ショウタがチーム環境でどのように作業を進めたかを明確に示しています。また、この推薦者が「リーダーシップ」とは、単に命令することではなく、他者とうまく協業することだと理解していることも示されています。ショウタがチームで働く必要のある仕事に応募するのであれば、この手紙は彼が成功するために必要なものを持っていることを示していると言えます。

この例のように、優れた推薦状は、応募者の業績、貢献、やる気、態度、信頼性、一貫性、その他のスキルに焦点を当てて書かれます。作成を依頼する際には、相手が自分のことをよく知ってくれているとしても、具体的な内容を書いてもらうために必要な情報を事前に提供しておくようにすると良いでしょう。

推薦状は、応募者の進学や就職、キャリアの形成などに大きく影響を与えるものです。自分をよく知らない人に推薦状の作成を安易に依頼することは、応募選考で有力なサポートとなるどころか、チャンスをつぶしてしまいかねません。あなたのことをよく知っていて、能力を高く評価してくれている人に書いてもらうことが重要です。優れた推薦状は、選考者の目を引き、あなたの応募書類を他の応募書類より際立たせることになります。

最後に、自分が推薦状の作成を依頼されたときのことも書き添えておきます。推薦状の作成は重要なことなので、安易に引き受ければ、依頼者さらには自分自身の社会的信用にも影響を及ぼすことにも成りかねませんので、慎重に対応しましょう。また、推薦状の書き方に定型はありませんが、体裁が整っていれば読みやすく、さらに内容を分かりやすく伝えることができます。Shiksha.comには印象的な推薦状の書き方などが詳しく説明されています。形式や書き込むべき内容を確認してみてください。