撰寫辯駁信的技巧

投稿期刊有四種可能結果：接受、拒絕、修改後接受、重大修改後接受。當作者收到文章被拒絕的通知，通常是當機立斷，趕快找別的期刊投稿，不要再浪費時間了。如果收到要求修改接受的信件，最好的做法通常是乖乖照著審查意見修改，以免夜長夢多；一般來講，期刊回饋給作者的編審意見多是正面的修改通常是比較輕微的，例如用詞、格式等等小問題，並不至於影響到文章本身的論述。

有時經過同儕審查之後，會給你很多意見，需要你作重大修改，更嚴重的情形是要重新審查，這時候你該怎麼做呢？作者可能就需要將修改後的內容和辯駁信一起提交給期刊。如果都是負面的回饋意見，那就可能要提申訴了。

撰寫辯駁信，信中的目標應該要非常明確，寫信的時候不該有怨念，而是要抱持著友善交流的正面態度，對於問題的回應必須要清楚、簡潔，而且要精闢深入。作者可以掌握五個要點來面對：

• 禮貌與尊重：這不用多講，要把評審收編成為自己人，讓自己和評審站在同一邊。
• 逐項回覆：逐項答覆評審的意見，需複製每項意見，並在每項評論後寫下明確的回覆。如果評論是長段的論述，那就先分成幾項要點，逐項回覆。除了逐條之外，能夠先將評論做好分類是很有幫助的，包括把不同評審的意見分類好，並將主要意見（論述內容等）和次要意見（格式語法等）分開處理。
• 變更需標示：特別強調、標記出手稿中的更改部分，讓評審能夠迅速明確地審查這些地方。
• 正向的結尾：結尾應該正面、友善，讓評審感受到你的用心，知道你已經盡力根據他們的意見修改原稿。
• 作者亦評審：把自己當成評審，從評審的角度來抓自己文章的毛病。

文稿內容才是最重要的，這樣才不使辯駁信淪為空話。那麼要如何改善內容呢？方法有很多，建議可以追加其他的步驟來改進論述的過程。這通常要增加工作上的負擔，所以建議作者完成論文之前，多設想各種狀況，妥善保留資料，以備不時之需。所有應要求所做的修訂，都必須要有充分的證明及佐證資料。辯駁信中要明確指出修改內容的頁面位置，在第幾頁第幾行，也直接列出手稿中的新資料、圖表和補充材料；但是不要重複舊的內容，以免雜亂、失焦。

然而辯駁信也有些禁忌，寫上去必定被扣分，在此列出四不：

• 不可反過來指責評審偏見或不專業
• 不可扯到個人因素或資金問題
• 不可忽視評審的要求而不詳盡回覆
• 不可歪曲評審的觀點以便自圓其說

修改後的手稿以及辯駁信應該要同時提交給期刊，以使編輯評審容易處理，展開新的評審過程。在大多數領域中，幾乎所有論文在被接受發表之前，都會經過修改這一關。作者不可排斥，應該正面來看待。若有任何心得，歡迎與我們分享。