Araştırma proje fonunu etkin yönetme yöntemleri

Araştırma projelerinin olmazsa olmaz parçalarından biri projenin maddi ihtiyaçlarını karşılayacak olan parasal imkânlardır. Buna araştırma fonu deniyor. Araştırma projesi planlanırken destek fonunun nereden ve nasıl bulunacağı ile ilgili de düşünülmesi ve hazırlık yapılması gerekli. Türkiye’de araştırma projelerine fon bulmak kolay değil. Bunun ana sebebi destek miktarının düşük olması. 2017 yılında gayrisafi yurtiçi hasılanın %0.96’sı araştırmaya ayrılmış. Bu oran Avrupa Birliği’nde ortalama %1.94. Bunun dışında rekabetin yüksek olması da fonu bulmayı güçleştiren diğer önemli bir faktör. 2017 yılında TÜBİTAK’a yapılan her 10 başvurudan 1.4’ü desteklenebilmiş. Bu zor şartlar altında alınan fon desteğinin verimli kullanmak için de bir hazırlığınızın olması gerekir.  Araştırma fonunu etkin bir şekilde yönetmek aslında bir yetenek işidir ve her araştırmacının zaman içinde bu yeteneği kazanması gerekir.

Harcamaya başlamadan önce neler yapılmalı

Tüm araştırma fonları belli aralıklarla raporlama ve kayıt tutma yükümlülükleri ile birlikte gelir. Her araştırma fonun kullanımı da kendine has kurallara tabidir. Bir fon aldığınızda ilk yapmanız gereken dikkatli bir şekilde fonun kullanım şartları ve gereksinimlerini okumaktır. Herhangi bir harcama yapmadan önce fonun ne tür giderleri kapsadığı konusunda net bir anlayışa sahip olmalısınız.  Araştırma fonları içerik olarak burs ve benzeri personel giderleri, altyapı yatırımları,  cihaz alımları ve sarf malzeme harcamaları gibi kalemlerden oluşur. Aldığınız fonun hangi harcama kalemlerini içerdiği, harcama limiti olup olmadığı ve ayrıca ihtiyaç olduğunda kalemler arası para aktarımına müsaade edilip edilmediği bilinmesi gereken hususlardandır. Özellikle TÜBİTAK ve Kalkınma Ajansı fonları gibi kamu kaynaklı fonların esnek olmayan sert kuralları olduğunu aklınızdan çıkarmayın. Hâsılı kelam nereye harcama yapıp yapamayacağınızı başlamadan önce öğrenin.

Harcamalarınızın kaydını tutun

Araştırma fonunun kullanımı önemli bir sorumluluktur. Gerektiğinde her harcamanın hesabını verebilecek şekilde harcamaları yapmanız beklenir. Bunun yolu harcama takibi yapmaktır. Harcama takibi de en küçük harcamanın bile kaydının tutulmasıdır. Kayıtların anlaşılabilir sadelikte olmasına dikkat edin. Kayıtları fonun harcama kalemlerine göre gruplandırılması takip ve değerlendirme açısından yerinde olur. Kayıtları bilgisayarınızda tutacaksanız mutlaka diğer dijital ortamlarda yedekleme yapın. Ayrıca eski usul bir muhasebe defteri tutmak da karşılaşılabilecek kayıplara karşı iyi bir güvence oluşturacaktır. Belirli aralıklarla yapılan harcamalar ile önceden planlanmış harcamaları karşılaştırın. Bu size proje bütçesinin gidişatı hakkında bir fikir verecek ve olası problemleri önceden görebilmenizi sağlayacaktır. Bu sayede bütçe üzerinde ayarlamalar yapabilirsiniz. Birden fazla proje yürütüyorsanız  her projenin harcama kayıtlarının ayrı ayrı tutulması ve birbirine karıştırılmaması son derece önemli bir husus.

Harcama zamanlamasına dikkat edin

Türkiye ekonomisi uzun yıllardır kronik enflasyon ile mücadele etmektedir. Araştırma malzemelerinin fiyatları da enflasyon ve kur değişkenliğine bağlı olarak değişmektedir. Altyapı harcamaları ve cihaz alımları gibi yüksek maliyetli harcamaları projenin başında yapmak yararınıza olacaktır. Proje bitmeden fonun bitmesi halinde kamu kaynaklı bir fon kullanıyorsanız ek bütçe talebine olumsuz yanıt verilecektir. Bu da projenin iptaliyle sonuçlanacaktır. O nedenle ithal malzemelerin fiyat değişimlerini sürekli takip edin. Proje personeline sorumluluk verin. Özellikle malzemelerin stok durumunu  sürekli kontrol etmeleri yeni siparişlerin doğru zamanda yapılmasında ve projenin yolunda ilerlemesinde çok önemlidir.

Rapor oluşturun

Etkin bir fon yönetimi için belli aralıklarla rapor oluşturmak gerekir. Genellikle fon sağlayıcılar bu raporları talep ederler. Edilmese bile projenin yolunda gitmesi için projenin uzunluğuna göre belli aralıklarla hazırlanması çok faydalı olacaktır. Tam bir rapor her zaman aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• Finansal özet: Gelirler, giderler ve fonda kalan para miktarını belirtin.
• Programın uygulanması: Proje içerisinde olan iş paketlerinin hedefleri ve bu hedeflere ulaşma yönünde mevcut durumu özetleyin.
• Program çıktıları: Beklenen çıktıların gerçekleşmesinde ne durumda olduğunuzu değerlendirin.
• Plan Değişikliği: Proje süreniz boyunca bazı aksaklıklarla karşılaşmak normaldir. Hangi durumların ortaya çıktığını ve bu zorlukların üstesinden gelmek için projenizi nasıl uyarladığınızı açıklayın.

Etkin bir fon yönetimi uygulamadan bir projeyi başarıya ulaştırmak son derece güçtür. Başarılı bir fon yönetiminin temeli beklenen sonuçları her daim akılda tutmaktır. Fon yönetimi daha proje dizayn edilirken stratejik planlama ile başlar ve projenin sonuçlandırılması ile biter. Projenizi gidişatını belli aralıklarla paydaşlarınızla değerlendirin. Kayıtları tutun. Fon kurallarına uyun. İzin verilmeyen harcamalarda bulunmayın. Anlayamadığınız veya tereddütte kaldığınız durumlarda fonu sağlayan kurumla irtibata geçin.