성공적인 학술 컨퍼런스 / 워크샵 준비 방법

컨퍼런스는 공통의 관심사를 가진 사람들을 모으고 특정 주제와 관련된 쟁점과 아이디어를 나눌 수 있는 토론의 장입니다. 컨퍼런스는 거의 모든 주제에 대해서 개최될 수 있으며, 그 규모와 내용도 다양하게 진행될 수 있습니다. 오늘 기사에서는 성공적인 컨퍼런스 및 워크샵을 개최하려면 어떤 것들을 준비해야 하는지 알아봅니다.

개최 목적 파악하기

먼저 컨퍼런스를 개최하고자 하는 목적이 무엇인지 그려보십시오. 그 목적을 이루기 위해서 컨퍼런스가 유일한 행사인지, 그렇다면 어떤 것들이 차별화되어야 하는지 고려해야 합니다. 컨퍼런스는 연구 공유, 시사점 제시, 참관객 교육, 정책 개발, 네트워킹 등 다양한 목적으로 개최될 수 있습니다. 개최 목적에 따라 컨퍼런스를 진행하는 방식이나 필요한 인력, 프로그램 내용 등이 상이할 수 있기 때문에 목적을 파악하는 것은 매우 중요합니다.

 

운영 조직 구성하기

목적을 정해졌다면 보다 체계적으로 컨퍼런스를 기획하고 운영할 수 있는 조직을 구성해야 합니다. 정해진 조직구성원과는 주기적으로 소통해야 하며, 구성원들이 각각 일정에 맞춰 행사 준비를 하고 있는지, 놓치고 있는 것은 없는지 논의할 수 있습니다. 조직 구성원은 컨퍼런스 기획의 ‘인프라’ 역할을 합니다.

 

예산 책정하기

앞서 말씀 드린 대로 컨퍼런스 및 워크샵 진행 예산은 행사의 종류와 목적에 따라 달라질 수 있습니다. 일반적으로 컨퍼런스에서는 식사, 간식거리, 공연이나 구인 홍보, 기기, 사무용품 등을 제공하지만 필요시 숙박이나 교통편 등을 제공해야 할 수도 있습니다. 컨퍼런스나 워크샵을 계획하기로 마음 먹었다면 필요한 지출을 충당할 수 있도록 자금 신청을 일찍 시작하는 것이 좋습니다.
프로그램 만들기

컨퍼런스 및 워크샵의 진행 기간과 날짜를 설정하십시오. 워크샵의 진행 일수는 참관객들이 실제 참석할 수 있는 기간과 스폰서 측에서 제공할 수 있는 자금을 고려하여 기획해야 합니다. 일정이 정해지면 구체적인 세션 시간을 구분하고 컨퍼런스의 주제 및 이름을 정하고, 모든 세션에서 정해진 공통된 컨퍼런스의 주제가 포함될 수 있도록 프로그램을 편성합니다.

기조 연설자 선정하기

정치인, 유명인, 유명인사 등 컨퍼런스 및 워크샵의 특성에 맞는 기조 연설자가 있는지 고르십시오. 기조 연설자는 행사의 특성에 따라 보상을 원하지 않고 재능기부의 형식으로 참석하는 사람도 있지만 연설에 상응하는 보상을 지급하는 것이 일반적입니다. 만약 발표자가 후원 단체 출신이거나 수당을 받지 않는 경우, 컨퍼런스 참석 비용 및 식사 비용을 제공할 수 있습니다. 기조 연설자에게 해당 정보에 대해서 제공하고 연설자가 동의하는지 확인하십시오. 기조 연설자 선정이 완료되면 연사에게 주최 측에서 연사가 전해주었으면 하는 내용이나 컨퍼런스/워크샵의 주제를 상기시키십시오.
행사 홍보하기

웹사이트, SNS 사이트나 블로그, 언론지 등 다양한 플랫폼을 통해 행사를 홍보하십시오. 홍보 광고에는 개략적인 행사 개요와 프로그램, 일시, 강연자 등의 정보를 기재합니다. 또한 행사를 후원한 스폰서들에게 감사인사를 전하는 것도 잊지 마세요.

당일 주의 사항

참관객들이 무엇이 필요로 할지에 대해 항상 염두에 두십시오. 장소, 교통편, 위치, 컨퍼런스가 열리는 장소 등의 행사 정보와 장비, 계약, 등록 및 등록 기한, 사진, 사무용품, 엔터테인먼트, 안전, 보안, 자원 봉사 등의 부가 정보에 대해서 구체적으로 명시하십시오. 또한 참관객들이 동일한 주제의 세션에 동시에 예약하는 것을 피하고, 주제별 강연 스레드를 따라갈 수 있도록 세션 예약을 지원하십시오.

 

컨퍼런스의 각 세션마다 진행자를 임명하여 발표자를 소개하고, 장비나 기타 부대시설에는 문제가 없는지 확인합니다. 강연 시작 전에 참관객들이 참고할 수 있는 인쇄 자료를 배포하고, 강연이 끝난 후 향후 피드백 점검을 위해 배포한 평가지를 수집합니다. 참관객들을 위해 식사, 휴식 및 기타 컨퍼런스 행사를 위해 충분한 공간이 확보될 수 있도록 공간을 마련하십시오. 곳곳에 커피나 유인물 등을 적절한 장소에 배치하면 참관객들이 행사장을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 행사 진행 관련 정보는 자원 봉사자나 운영 조직원 간의 긴밀한 연락을 통해 공유될 수 있도록 합니다.
컨퍼런스가 끝난 후

컨퍼런스가 끝난 후에는 참관객과 스폰서, 연사 등 행사에 참여한 모든 분들에게 감사 인사를 전하십시오. 컨퍼런스에 대한 피드백을 수집하기 위해서 참관객 대상으로 온라인 설문조사 이메일을 발송하고 행사에 대해서 어떻게 느꼈는지 의견을 확인할 수 있습니다. 받은 피드백을 바탕으로 만족도 체크리스트를 확인하고, 부족한 점이 있었다면 다음 행사에서는 어떻게 개선할 수 있을지 논의합니다.

컨퍼런스의 가장 큰 의미는 주기적으로 직무, 관심사 등이 동일한 이해 집단을 모아 네트워크를 형성하고 연대감을 만들어 주는 것으로, 참관객들이 컨퍼런스에 참석하여 어떠한 가치를 찾을 수 있어야 합니다. 만약 당신이 컨퍼런스를 참가한다면 참관객으로서 얻고자 하는 것이 무엇인지를 생각해보고, 그것을 참관객들에게 제공하기 위해 조직원들과 즐겁고 재미있게 행사를 준비할 수 있게 된다면 컨퍼런스는 성공적으로 개최될 수 있을 것입니다.