연구비, 책정부터 운용까지

과제가 되면 다 끝날 줄 알았다

연구도 결국엔 돈이다. 실험해야 논문을 쓰고, 실적이 있어야 과제를 더 따와 돈을 받을 수 있는데, 돈이 있어야 실험을 하니 연구비가 들어올 때까지는 사실상 아무것도 할 수 없다.

하지만 과제가 그냥 되진 않는다. 과제가 열리는 시기도 얼추 정해져 있고, 교수들이 쓰든 학생이 쓰든 과제선정이 되기가 쉽지 않기 때문이다 그래도 작든 크든 한 과제가 되었다면?

과제가 되면 그것대로 엄청난 고민과 일이 시작된다. 1억이면 1억을 모두 사용할 수도 없고, 대학이나 기관마다 간접비를 떼가는 비율도 다르며, 과제 작성 시 썼던 예산 세부사항대로 돈을 써야 하기 때문이다.

돈을 받는 것 보다, 잘 쓰는 게 더 버는 길이다

과제가 선정되었다고 하자. 이제 중요한 건 얼마나 똑똑하게 관리하고 쓰느냐다. 잘 쓰는 게 곧 돈을 버는 것이기 때문이다. 연구비의 정확한 사용, 증빙서류 챙기기, 보고와 발표 등을 잘 챙긴다면 이후 과제 협약 갱신을 할 수 있고, 소모적인 시간을 줄일 수 있어 더 좋은 연구에 정신을 쏟을 수 있다.

무엇보다 과제에 관한 규정을 정확하게 파악하고 있어야 한다. 국가 과제를 받았다면 한국연구재단에서 제공하는 규정들을 잘 파악해보자. 기업과제의 경우 과제 공고가 나왔을 때, 제안서를 작성할 때 등 제공하는 규정들이 있다.

여러 가지 규정이 있지만 그래도 기본적으로 알아야 하는 것이 바로 직접비와 간접비다.  연구비는 많게는 직접비와 간접비로 나뉘어서 집행되는데 직접비에는 인건비와 재료비 그리고 분석료 등의 실제 연구에 쓰이는 사용처에 관련한 세부항목이 많다. 간접비는 연구기관이나 학교마다 다르지만, 연구실이나 시설의 안전관리비 등에 사용되는 금액으로, 대학기관의 경우 대학교가 과제에서 일정 금액을 제한 후 연구실에 과제 연구비를 지급하는 경우가 있다.

이런 직접비와 간접비 중 직접비에 관련한 것은 과제를 작성할 때 미리 계산하여 제출할 텐데 이 부분에서 문제가 많이 발생한다. 모든 실험이 계획대로 되지도 않고, 갑자기 회의가 많아지거나, 학회를 가야 하는 경우도 있고 재료비를 더 많이 써야 하는 경우도 있기 때문이다. 이 경우, 각 연구비 항목별 금액을 수정해야 하는데 이 과정이 매우 복잡하다. 때문에 최대한 연구비 사용을 항목별 금액 내에서 사용하도록 하고, 초기 과제 작성시 실험 계획을 최대한 철저히 하여 불필요한 프로세스에서 시간을 허비하지 않도록 하는 것도 중요하다. 실험 프로세스를 정확하게 아는 사람, 그리고 돈과 관련하여서 잘 아는 사람이 과제를 써야 하는 중요한 이유이기도 하다.

또한 연구비 관리라고 해서 돈 관리만 해당되는 것이 아니다. 사실상 과제 협약을 갱신해야 하는 경우, 과제에 작성된 연구 목표를 달성하여 받은 돈을 제대로 잘 쓰고 좋은 결과를 내고 있음을 잘 보고해야 한다. 연구과제의 목표를 달성하는데 실패할 경우, 차년도에 불이익이 있을 수 있기 때문에 과제 연구도 활발하고 철저하게 진행해야 한다.

이 외에도, 연구비 관리와 운용 중 증빙을 위한 영수증 관리와 물품 출납 관리 등 기록을 잘해야 하는 것도 큰 부분을 차지한다. 이게 꽤 복잡하고 귀찮고 시간이 오래 걸리는 일이라 많은 실험실에서 연구비 관리 행정업무 담당자를 고용하기도 한다.

귀찮아도, 그런데도 해야 한다

연구비 관리가 어렵게 느껴지는 것은 대부분의 경우 영수증이나 거래 기록을 달마다 정산하지 않거나, 과제별 연구비를 구별하여 사용하지 않는 등의 부주의들이 모여서이다.  연구비 보고 시즌이 되었을 때 한 번에 고치고, 찾고, 기록을 만들어야 하니 더욱 정신 없고 어려울 수밖에 없다.

국가과제인지 기업과제인지 다 증빙 방식이나 사용명세서 변경 서식 등이 다르지만, 효율적인 연구비 관리를 위해서 다음 사항은 꼭 지키는 것이 좋겠다.

• 최소 매달 연구비 사용 내역 기록 정리하기
• 최대한 정해진 예산 범위 안에서 실험 진행하기
• 진행비의 경우 청구 가능 목록과 범위 확인하여 사용하기
• 모든 기록은 서류로 남겨두기
• 과제별 연구비 내역 따로 기록하고 사용하기

실험실을 운영하는 것은 사업과도 비슷하다. 연구비를 받았다고 거의 모든 돈을 한 최신 기기에 전부 쓰거나, 시약을 대량으로 사는 등의 행동은 연구실 운영에 큰 리스크를 줄 수 있다. 학생과 교수 모두 과제 작성이 연구비 예산 책정부터 운용과 보고까지의 과정을 함께 하면서, 학생은 한 논문을 넘어 한 테마 연구의 흐름을 배우고, 교수는 향후 안정적인 연구 진행을 위한 밑거름을 쌓을 수 있겠다.